Procedura obsługi telefonu firmowego — kontakt z klientem
Procedura obsługi telefonu firmowego — kontakt z klientem
Section titled “Procedura obsługi telefonu firmowego — kontakt z klientem”Cel procedury
Section titled “Cel procedury”Zapewnienie profesjonalnej, ciągłej i rzetelnej obsługi telefonicznej klientów firmy w godzinach pracy biura, z naciskiem na szybkość reakcji, szczególnie dla nowych klientów.
Osoba odpowiedzialna za obsługę telefonu firmowego
Section titled “Osoba odpowiedzialna za obsługę telefonu firmowego”Zmienne – zależnie od wyznaczenia przez przełożonego.
Numer telefonu: 530 588 622
W przypadku zmiany osoby odpowiedzialnej, obowiązuje natychmiastowe przekazanie telefonu służbowego oraz zapoznanie nowej osoby z tą procedurą.
Godziny dostępności
Section titled “Godziny dostępności”Każdy dzień roboczy w godzinach pracy biura obowiązuje pełna gotowość do odbierania połączeń.
Codzienne obowiązki osoby odpowiedzialnej
Section titled “Codzienne obowiązki osoby odpowiedzialnej”- Przed rozpoczęciem pracy:
- Upewnij się, że masz przy sobie telefon firmowy.
- Włącz dźwięk i wibracje – brak wyciszenia!
- Sprawdź, czy telefon jest naładowany (min. 80%).
- Sprawdź połączenia nieodebrane i zidentyfikuj, czy któryś numer wymaga oddzwonienia.
- Sprawdź SMS-y i ewentualne wiadomości głosowe.
- W trakcie dnia
- Odbieraj każdy telefon. Jeśli to niemożliwe – oddzwoń natychmiast, gdy to możliwe.
- W razie konieczności oddzwonienia, zrób to w ciągu maksymalnie 15 minut (jeśli jest taka możliwość).
- Zapisuj ważne informacje z rozmów – np. kto dzwonił, temat rozmowy, dalsze kroki.
- Jeśli nie wiesz, jak odpowiedzieć na pytanie klienta – zanotuj temat, przekaż odpowiedniej osobie i oddzwoń z odpowiedzią.
- Po zakończeniu dnia pracy:
- Koniecznie sprawdź raz jeszcze nieodebrane połączenia.
- Sprawdź, czy są jakieś niedokończone sprawy wymagające kontaktu nazajutrz.
- Upewnij się, że telefon jest gotowy do pracy kolejnego dnia (naładowany).
Sytuacje wyjątkowe — Co robić?
Section titled “Sytuacje wyjątkowe — Co robić?”- Urlop, zwolnienie lekarskie lub niemożność pełnienia dyżuru:
- Najpóźniej do godziny 07:30 danego dnia poinformuj przełożonego lub osobę koordynującą o swojej nieobecności.
- Przekaż telefon osobie zastępującej lub zgłoś potrzebę automatycznego przekierowania połączeń do centrali biura.
- Jeśli jesteś w drodze lub spóźniasz się:
- Zacznij odbierać telefon już w drodze – dostępność obowiązuje od rozpoczęcia pracy biura, nie od momentu pojawienia się w biurze.
Nie możesz odebrać telefonu w danej chwili?
Section titled “Nie możesz odebrać telefonu w danej chwili?”- Oddzwoń jak najszybciej, maksymalnie do 15 minut (jeśli jest taka możliwość).
- Nie ignoruj połączeń z nieznanych numerów – każdy może być potencjalnym klientem.
Dodatkowe zalecenia i wskazówki
Section titled “Dodatkowe zalecenia i wskazówki”- Zachowuj miły i profesjonalny ton rozmowy.
- Nigdy nie odpowiadaj “nie wiem” bez dalszego działania – powiedz, że sprawdzisz i oddzwonisz.
- Jeśli telefon przestaje działać – natychmiast zgłoś to przełożonemu.
- W przypadku zgubienia telefonu – zgłoś natychmiast i zablokuj numer u operatora.